Fases y procesos para realizar una Reingeniería BPM

Etapa Inicial BPM


I.   Investigación, Evaluación y Entrevista con líderes y socios de la Empresa                        
II.  Análisis de problemática y situación actual (Reunión con Consultores BPM)
III. Elaboración y Presentación de Estrategias a seguir
IV. Planeación del Plan de Trabajo


Ya realizados los procesos anteriores, se integran las siguientes fases para la implantación en la Institución o Empresa:

Fase 1           Preparación del cambio
Fase 2           Planeación del cambio
Fase 3           Diseño del cambio
Fase 4           Evaluación del cambio          
  
La Fase 1 implica por un lado educar a la dirección sobre el proceso de reingeniería y la necesidad imperiosa de cambiar, creando a posteriori un comité de dirección destinado a hacerse cargo del proyecto de reingeniería. Por otro lado en ésta misma fase se deberá preparar a la fuerza de trabajo para el compromiso y el cambio.
  

La Fase 2 comprende:

  
  • Crear una visión, una misión y principios rectores.
  • Desarrollar un plan estratégico de tres a cinco años.
  • Desarrollar planes anuales de operaciones.

    En la Fase 3 se identifican los procesos actuales de la empresa, estableciéndose el alcance del proceso y el respectivo proyecto de diagramación. Luego se procede a la descripción del o los procesos objetos de reingeniería. Se crea el proceso ideal, desarrollando pruebas pilotos, y una vez lograda la aprobación y consenso de los responsables llevar a cabo una prueba piloto del nuevo proceso, evaluándose los resultados con el obtenidos, para finalmente desarrollar un plan de acción para su implantación y puesta en servicio.

    En la última de las fases se evalúa los logros conseguidos y se somete al Comité de Dirección los resultados a los efectos de realizar los ajustes que correspondan.

    Esta estructura corresponde a organizaciones que incurran en la Reingeniería como un proyecto de gran alcance o bien como un proceso de reingenierías continuas sobre diversos procesos de la empresa.

    Sin embargo un modelo más común de aplicación comprendería un total de cinco etapas, siendo éstas las siguientes:

    1º Estrategia y procesos de la empresa:


  • Identificar y/o validar las ventajas competitivas actuales y definir una estrategia corporativa para alcanzar la posición deseada.
  • Comprender los distintos niveles de procesos de gestión actuales.
  • Seleccionar el proceso a rediseñar y fijar el alcance de la Reingeniería.
  • Programar el proyecto.

    2º Objetivos del futuro proceso rediseñado:


  • Identificar y analizar las expectativas del cliente.
  • Elaborar la misión (¿qué queremos satisfacer?) y fijar los objetivos (¿qué queremos conseguir?) que debe tener el proceso.

    3º Entender el proceso actual:


  • Elaborar el diagrama de flujo del proceso.
  • Identificar los paradigmas que rigen el comportamiento de los usuarios del proceso (¿porqué hacemos el trabajo de esta manera?).
  • Medir el rendimiento del proceso actual y la proximidad de sus resultados con el fin perseguido.
  • Analizar las causas de la distancia entre los resultados y los fines.


    4º Rediseño del proceso:


  • Creación de grupos de trabajo dirigidos por miembros con un gran conocimiento de la organización y los procesos.
  • Rediseñar el proceso partiendo de las necesidades del cliente (en sentido inverso al de su funcionamiento).
  • Prever todas las alternativas posibles y estudiarlas teniendo en cuenta los factores costo, riesgo, tiempo de implantación, viabilidad, etc.
  • Proveer las infraestructuras necesarias: nuevo staff, equipos informáticos, espacio, maquinaria, etc.

    5º Implantación del nuevo proceso:


  • Gestionar el cambio desde el proceso actual al nuevo y comprobar el cambio de paradigmas. Es aconsejable prever planes de contingencia.
  • Medir los resultados para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos. Analizar las causas de posibles desviaciones.

    Cuando lo que se pretende es una ruptura total y radical con los anteriores procesos entonces deberá tenerse presente el siguiente esquema:

1.  Fijar un objetivo muy ambicioso que nos permita desarrollar unas ideas de ruptura con los anteriores esquemas.
  
2.  Orientar el proceso actual a la adición de valor al cliente prescindiendo de productos o departamentos existentes.
  
3.  Concebir el proceso ideal (la mejor práctica) partiendo de una tabla rasa o de una metodología de benchmarking.
  
4.  Comparar el proceso ideal con el actual.
  
5.  Implantar el proceso ideal y gestionar todo lo necesario para el cambio.
  
Como puede apreciarse las líneas conductoras son esencialmente las mismas, razón por la que podemos simplificar la estructura básica de la metodología a emplear en el siguiente esquema:
  
  • Identificación de los procesos que hay que innovar.
  • Identificación de los posibilitadores de cambio.
  • Desarrollo de la visión de proceso.
  • Comprensión de los procesos actuales.
  • Diseño y prototipo del nuevo proceso.

  

M.B.A. Virgilio Serrano Vera

Presidente del Consejo de Administración
BPM Consultants Group